Giải pháp Hội nghị thoại đa điểm

Giải pháp Hội nghị thoại đa điểm là một giải pháp tiết kiệm các chi phí phát sinh do phải di chuyển tập trung hội họp ở cùng một địa điểm, hoặc cách xa hoặc hạn chế về không gian điạ lý và tận dụng các cơ sở hạ tầng thoại như điện thoại bàn sẳn có hay các điện thoại cầm tay, smartphone, softphone, laptop/destop,... Nhằm đáp ứng các nhu cầu cấp bách cho việc bắt buộc phải hội họp, thảo luận tức thì đồng thời tại nhiều địa điểm khác nhau.

Có nhiều ứng dụng đã tích hợp Hội nghị thoại như Giải pháp Truyền Thông Hợp Nhất, MS Lync , Hội nghị Truyền hình, và rất nhiều ứng dụng giải pháp khác...để tăng hiệu suất và hiệu quả trao đổi dữ liệu thông tin trực tiếp hay gián tiếp. Tuy nhiên chúng tôi chỉ trình bày vài ứng dụng, mô hình kết nối cho giải pháp Hội nghị thoại cơ bản, tận dụng hạ tầng và thiết bị thoại sẳn có.

Mô hình kết nối trực tiếp qua line thoại

Theo mô hình này thì chúng ta phải xây dựng 01 hệ thống Thoại Hội nghị với Phòng Thoại Trung Tâm tập trung các hướng thoại từ bất kì nơi khác gọi về. Số lượng kênh thoại tập trung về phụ thuộc thiết bị Hội nghị chuyển đổi đặt tại Phòng Trung Tâm Thoại và số line đăng ký tại Phòng Thoại Trung Tâm. Giải pháp này tận dụng thiết bị thoại hiện hữu của đối tác, khách hàng, hoặc các chi nhánh,...như điện thoại bàn, điện thoại di động, tổng đài điện thoại, phòng họp thoại,... Các điện thoại bên ngoài gọi về Phòng Thoại Trung Tâm (theo một nhóm số chỉ định trước hoặc một đầu số trượt) một cách chủ động và có password yêu cầu để tham gia vào cuộc họp.

Ưu điểm: 
* Giảm chi phí đi lại và thời gian hội họp linh động 
* Tổ chức các cuộc họp từ các địa điểm ở xa sử dụng công nghệ âm thanh 
* Kết nối khách hàng với đúng nhân viên vào đúng thời điểm 
* Cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu 
* Việc dễ dàng bổ sung và tích hợp những nhân viên mới giúp bạn tiết kiệm được thời gian và tiền bạc 
* Bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước tin tặc, vi rút, và các loại rủi ro an ninh khác 
Giờ đây, nhân viên không chỉ ngồi làm việc tại bàn mà họ còn đi ra ngoài để bán hàng, có mặt ở sân bay, ở nhà hoặc ở các khu vực khác của công ty. Nhân viên có thể tập trung tất cả các cuộc gọi đến của họ (đến máy điện thoại di động, điện thoại tại văn phòng hoặc ở nhà riêng hoặc điện thoại tạm thời ở nơi làm việc ở xa) vào một số điện thoại công việc duy nhất và nhận được điện thoại ngay lập tức mà không phụ thuộc vào việc họ đang làm việc ở đâu. Hoặc có thể thực hiện họp cả nhóm giao tiếp thảo luận trực tiếp công việc qua thoại.

Khuyết điểm: 
* Chi phí thoại khá cao, nhất là khu vực càng xa địa lý và thời gian thoại càng nhiều thì chi phí càng tăng. 
* Chất lượng thoại sẽ giảm khi số lượng kênh kết nối càng tăng, thông thường để chất lượng tốt nhất thì giới hạn dưới 16 nhóm thoại đồng thời.

Mô hình kết nối qua Lan/Wan và PSTN

Theo mô hình này thì chúng ta phải xây dựng 01 hệ thống Thoại Hội nghị với Phòng Thoại Trung Tâm đặt tại trụ sở công ty/cơ quan. Các kênh thoại được tập trung từ 02 hướng chính : hướng từ nhà cung cấp Dịch vụ thoại và hướng từ nội bộ công ty. Đối với hướng từ hạ tầng nội bộ có thể trực tiếp từ line tổng đài PBX nội bộ hoặc thông qua thiết bị Voice Gateway FXS (nếu tổng đài là IP-PBX). Có thể sử dụng kết nối Giải pháp kết nối đa chi nhánh để tận dụng đường thoại từ các chi nhánh qua hạ tầng mạng, giảm chí phí không nhỏ khi kết nối vào hệ thống này, cũng như đối với các chi nhánh hoặc văn phòng có các phòng họp cũng có thể chuyển đổi và kết nối qua cả 02 đường PSTN hoặc VoIP. Giải pháp này cũng tận dụng hạ tầng mạng, các thiết bị thoại hiện hữu của đối tác, khách hàng, hoặc các chi nhánh,...như điện thoại bàn, điện thoại di động, tổng đài, phòng họp thoại,... Các điện thoại bên ngoài gọi về Phòng Thoại Trung Tâm (theo một nhóm số chỉ định trước hoặc một đầu số trượt) một cách chủ động và có password yêu cầu để tham gia vào cuộc họp.

Ưu điểm: 
* Giảm chi phí đi lại và thời gian hội họp linh động 
* Tổ chức các cuộc họp từ các địa điểm ở xa sử dụng công nghệ âm thanh 
* Kết nối khách hàng với đúng nhân viên vào đúng thời điểm 
* Cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu 
* Việc dễ dàng bổ sung và tích hợp những nhân viên mới giúp bạn tiết kiệm được thời gian và tiền bạc 
* Bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước tin tặc, vi rút, và các loại rủi ro an ninh khác 
* Các dịch vụ điện thoại - bao gồm cả âm mời quay số, chuyển tiếp, giữ cuộc gọi, điện thoại hội nghị và các tính năng tiêu chuẩn - được kết nối thông qua mạng dữ liệu. Nhân viên có thể chuyển tiếp các cuộc gọi đến bất kỳ ai trong công ty, không phụ thuộc vào địa điểm của họ, và nhân viên ở xa có thể truy cập vào tất cả các dịch vụ điện thoại thông qua một kết nối Mạng Riêng Ảo (VPN) an toàn đến văn phòng. 
* Hỗ trợ truy cập văn phòng từ các khu vực ở xa, thông qua thoại 
* Cung cấp nhiều tùy chọn về hội nghị từ xa 
* Cải thiện khả năng tiếp cận và khả năng đáp ứng của nhân viên di động 
* Các hệ thống điện thoại IP giúp bạn tiết kiệm tiền và chi phí gọi điện thoại 
* Một mạng kết hợp thoại và dữ liệu giúp đơn giản hóa việc lắp đặt và quản lý 
* Số lượng kết nối càng tăng qua mạng IP thì ít ảnh hưởng đến chất lượng thoại 
* Tận dụng đầu tư ban đầu của hạ tầng củ và hệ thống IP mới trước khi hoàn toàn chuyển sang công nghệ nền IP

Khuyết điểm: 
* Nếu kết nối nhiều qua Nhà cung cấp Dịch vụ PSTN thì chi phí thoại khá cao, nhất là khu vực càng xa địa lý và thời gian thoại càng nhiều thì chi phí càng tăng.

Mô hình tích hợp trong Giải pháp Truyền Thông Hợp Nhất

Truyền thông hợp nhất thực chất là một kiến trúc kỹ thuật (technology framework ) giúp cho tổ chức cung cấp những giao diện người dùng được chuẩn hóa và những kinh nghiệm người dùng ( user experience ) xuyên suốt qua nhiều ứng dụng, nhiều thiết bị và nhiều kênh khác nhau. Hệ thống này cho phép tích hợp những dịch vụ truyền thông đáp ứng thời gian thực như Internet Protocol (IP ) Phone, presence, call control, speech control , instant messaging (IM)/chat và dịch vụ conferencing (voice/ video) và những dịch vụ không đáp ứng thời gian thực như voicemail, mail, sms và fax được gọi chung là unified messaging. Mô hình này kết hợp khá nhiều tiện ích, trong đó có tích hợp chức năng Audio Conferencing, Video Conferencing, ...

Mô hình tích hợp trong Giải pháp Ms Lync

Giải pháp Ms Lync là giải pháp truyền thông hợp nhất của Microsoft. Giải pháp này cung cấp các ứng dụng quan trọng trong môi trường cộng tác như voice Conferencing, video Conferencing, instant messaging, presense, web conferencing … tích hợp sâu trong hệ sinh thái của Microsoft như AD, Exchange, Office...

Hiện tại xu thế Giải pháp Hội Nghị Thoại đa điểm dần dần được tích hợp vào các giải pháp dựa trên nền tảng VoIP khác như Hội Nghị Truyền Hình đa điểm, Truyền Thông Hợp Nhất, MS Lync và ngày càng được mở rộng và kết hợp với nhiều chức năng khác như Mail, Chat, Video, ...chia sẻ dữ liệu. Do đó, việc ứng dụng Giải pháp Hội nghị thoại đa điểm chỉ còn trong cục bộ địa phương, các Hội thảo trực tuyến, các Hội nghị thoại linh động và hệ thống hạ tầng Analog sẳn có mà chưa có điều kiện để nâng cấp sang hệ thống tổng đài IP.